协同办公系统（OA）管理办法

（2022年拟定）

第一章 总则

第一条 协同办公系统是覆盖学院各部门的综合性信息管理系统，是学院信息化建设与管理工作的重要组成部分，是实现自动化办公的基础平台.对于提高全院工作效率和管理水平、建立节约型校园具有重要意义。为提高办公效率,节约运行成本,规范办公流程,提升管理水平，规范协同办公系统（以下简称“OA系统"）的使用，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》、《云南省信息化促进条例》和《云南省电子政务管理办法》等有关法规，结合学院业务特性和安全现状，特制订本办法。  

第二章  系统功能

第二条 OA系统主要功能有：

(一）公文管理:包括发文的拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、制发，收文的登记、拟办、批办、批转、承办、催办、反馈的全过程处理。对OA系统公文的文档按形成时间、原文标识等要素予以电子存档，在分级授权下进行查阅。

(二）会议管理:包括会议议题申请、领导审批、会议安排、会议通知、会议查询等的电子化管理.

（三）日常办公：包括各种办事通知、工作信息的传递、全院各种规章制度的查询等在内的电子化管理.

第三章  管理机构

第三条 OA系统运行由学院集中统一管理，党办、院办为主管部门，日常工作由院办负责，网络信息中心负责技术支持和系统维护，各部门、各单位负责本单位信息资料收发、日常管理及检查维护等工作

第四条 党办、院办指定专人作为管理员，负责系统的日常管理与监督，指导各使用单位操作OA系统工作流程。并对OA系统中产生的电子公文及其它电子材料的归档工作进行指导和监督，并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作。

第五条 网络信息中心指定专人作为系统管理员,负责保障系统正常运行和技术支持与维护，定期备份数据。

第六条 各部门、各单位分管领导要高度重视OA系统的使用和管理，行政负责人为系统管理第一责任人,并指定一名信息管理员,负责本单位OA系统使用和相关事宜的协调处理,支持学院开展业务指导与管理等工作,负责查收本系统发布的各类文件、信息,并履行相关告知、文件传阅和归档等职责；负责本单位和人员信息变更处理等。

第七条 系统用户统一进行实名制账户管理。各部门、各单位的教职员工（统称用户)均在系统中分配唯一实名制帐户.上述人员调离工作岗位，应办理销户或转户手续。

第四章  信息管理

第八条 OA系统所涉及的各种公文的处理按照学院党、政公文处理办法的有关规定办理。

第九条 信息的发布

（一）OA系统发布信息的范围:

1．学院党委文件；

2．学院行政文件；

3．各职能部门的文件、会议通知、工作安排通知;

4．学院工作信息；

5．各部门上报的请示、报告、工作信息；

6．可以在OA系统上发布的其他信息，在OA系统上发布的均为非涉密信息.

（二）学院各部门只能以本部门的名义发布文件和信息,以“中共委员会”名义发布的文件和信息由党委办公室负责发布,以“西双版纳职业技术学院”名义发布的文件和信息由院长办公室负责发布。

（三）各部门在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导必须严格审核拟在OA系统中发布的信息，对发布的信息的政策性、可靠性和严肃性负责.

第十条 信息的接收、处理

（一）各部门从OA系统上接收的电子公文,与纸质文件具有同等效力，应按要求及时办理。

(二）各部门信息管理员必须每天上班后及时登录系统，办理相关业务，直到下班后方可退出系统，以免影响和耽误工作.

(三）各用户在工作日时间内,必须保证每天上午、下午至少各登录系统两次,及时签收信息，以保证办公信息的正常流转。

(四）对收到的信息,各部门信息管理员要及时告知本部门领导上网批阅处理。

第五章  人员管理

第十一条 各单位从事OA系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,熟悉OA系统的操作及相关管理规定,了解国家有关法律、法规和规章,尽职工作,确保工作质量。

第十二条 OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度,按照自己的权限,认真完成本人在系统中所承担的工作;必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入该系统。

第十三条 按规定应使用本系统的人员，如因出差、请假等特殊原因离开而无法及时登录OA系统处理文件时，须事先通过工作授权功能委托相关人员代为办理,代理人应履行委托人的一切义务。

第十四条 不得在本系统上发布与工作无关的公告,一切言论应遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私。

第六章  应急处理

第十五条 当OA系统出现故障，应及时通知网络信息中心，查明原因,排除故障。

第十六条 当OA系统出现故障无法及时排除时,各使用单位可暂时按照原方式(有纸化办公)进行操作，保障正常办公。待恢复正常后，需在系统中补发该文件。

第七章  考核与奖惩

第十七条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者要承担相应责任并接受处罚。

第十八条 不执行本规定,影响信息的正常发送、接收、处理、存档等，导致系统不能正常运转的单位和个人，学院将根据情节给予通报批评和责任追究。

第十九条 违反本办法规定,给国家、集体或他人权益造成损失者，应当依法承担民事责任。

第二十条 OA系统的使用操作能力作为办公人员的基本素质要求纳入能力考核范围。

第二十一条 落实OA系统推广应用考评奖惩制度，将其建设、使用和管理等情况由学院纳入年终总结考核之中，学院将定期或不定期进行检查、情况通报和表彰。

第八章 附则

第二十二条 本办法其它未尽事宜，参照学院相关规定执行。

第二十三条 本办法自公布之日起执行；本办法颁布实施前已开展的项目，仍按照以前的相关规定执行。

第二十四条 本办法由网络信息中心负责解释。

领导小组及办公室成员如有变动，按照时任职务自行递补，不再另行发文。